用Zoom辦大型研討會

在2020年12月5~6日，本公司協辦過在內湖 t.hub 舉行，人數超過250人的「2020新世代青年城市論壇」，那時t.hub 在前１天才剛舉行落成典禮，論譠邀請了生技醫藥與智慧醫療、金融科技生態佈局、智慧觀光產業、綠色能源科技、資訊通訊趨勢、智慧製造發展…六大領域中業界的CEO、總經理、funder來演講，Keynotes之間的串場，來邀請了很多網紅表演者來表演，第1天下午讓參加者分組討論，第2天下午則將討論結果向大會簡報，由三位業界評審，選出前三名，進行頒獎。

每天早上參加者透過掃描手機上的QR code，完成自動報到程序。

今年2021因為疫情的關係，一切從簡，改為用線上方式舉辦”2021 瘋未來AI Camp”。而本公司又再次協辦，以下就是此次選擇用Zoom辦大型研討會的需求、Survey結果以及如何設定分組討論室、註冊的過程…

需求
Survey結果
Zoom Meeting的設定

需求

200人同時在線上觀看
多位Keynote講師可自己操作投影片
需註冊才能進入會議，會議開始當天禁止註冊
可手動放行與會員進入會議，避免亂入影響議程
註冊完自動發送通知
按照名單分組進行分組討論
全程雲端錄影
可一起玩線上互動遊戲

Survey結果

Zoom Meeting
- 有註冊功能(帳號為email)
  1. zoom App註冊或設定的帳號必須與註冊的帳號相同才能進meeting room
  2. 若符合上述條件就會進入等候室
  3. 若不符合，zoom均會處理(ex:會引導至註冊頁、或要求使用註冊的email登入)
- 分組機制
  1. 所有註冊的人，必須在分組匯入名單中
  2. 若不在分組匯入名單中，就必須用「指派」功能額外指派
- 不同的人註冊，收到的加入會議URL不同
- zoom的web server上會提供”註冊報告”查詢
Zoom網路研討會
- 會議和網路研討會比較 – Zoom 說明中心
- 沒有分組討論功能
Google Meet
- 即使付費(Google Workspace – BUSINESS STARTER 服務)，仍無分組討論功能，必須使用外掛，怕不穩定，也不採用。(Google Meet網頁上的說明是有分組討論功能)
- 無註冊功能